Kan jeg lage faktura i Word eller Excel?

Nei. Fakturanummeret må tildeles automatisk i en sammenhengende serie som ikke kan endres etterpå. I Word og Excel kan du redigere nummer og innhold fritt, så en slik faktura er ikke gyldig regnskapsdokumentasjon. Bruk et fakturaprogram.

Hvilket fakturanummer skal jeg starte på?

Du kan starte på 1. Det viktige er at numrene kommer i en sammenhengende serie uten hull, og at samme nummer ikke brukes to ganger.

Hva er forskjellen på faktura og kvittering?

En faktura er et krav om betaling som sendes før kunden betaler. En kvittering er en bekreftelse på at betalingen er mottatt.

Kan jeg sende faktura på e-post?

Ja. Faktura som PDF på e-post er vanlig og fullt godkjent. Ta vare på en kopi av det du sender.

Hvor lenge må jeg oppbevare fakturaene?

Salgsdokumenter skal oppbevares i minst fem år etter regnskapsårets slutt.

Hva gjør jeg hvis fakturaen ble feil?

Du endrer aldri en faktura som er sendt. Feil rettes med en kreditnota som opphever den opprinnelige fakturaen, og så lager du eventuelt en ny og riktig faktura.

Må jeg ha et foretak for å sende faktura?

Driver du næring jevnlig, må du registrere et foretak, for eksempel et enkeltpersonforetak. Har du bare et enkeltstående oppdrag som privatperson, finnes egne løsninger for å fakturere uten eget foretak.

Hvordan lage en faktura

Kort svar

For å lage en faktura skriver du et salgsdokument med fakturanummer, dato, selger, kjøper, hva du selger, beløp, forfallsdato og eventuell merverdiavgift (MVA). Fakturanummeret må tildeles automatisk i en sammenhengende serie, derfor kan du ikke lage en gyldig faktura i Word eller Excel. Bruk et fakturaprogram, fyll inn kunde og varelinjer, og send fakturaen som PDF. Har du omsatt for under 50 000 kroner, legger du ikke til MVA.

Hva er en faktura?

En faktura er et salgsdokument som viser hva en kunde skal betale for en vare eller tjeneste. I bokføringsloven kalles den et salgsdokument. Fakturaen er samtidig et regnskapsbilag: den er dokumentasjonen på inntekten din.

En faktura er ikke det samme som en kvittering. Fakturaen sendes før betaling og er et krav om betaling. Kvitteringen kommer etter og bekrefter at pengene er mottatt.

Hva må stå på en faktura?

Innholdet er bestemt i bokføringsforskriften. En faktura skal minst inneholde dette:

Opplysning	Forklaring
Fakturanummer	Tildelt automatisk i en sammenhengende serie. Kan ikke endres etterpå.
Fakturadato	Datoen fakturaen utstedes.
Selger	Navn eller firmanavn, adresse og organisasjonsnummer. Er du MVA-registrert, skal bokstavene «MVA» stå bak org.nr.
Kjøper	Kundens navn og adresse, eller organisasjonsnummer.
Beskrivelse	Hva du selger — varens eller tjenestens art og omfang, for eksempel antall timer eller antall varer.
Leveringstidspunkt og -sted	Når og hvor varen eller tjenesten ble levert.
Beløp	Pris, eventuell MVA angitt i kroner, og totalt beløp å betale.
Forfallsdato	Siste frist for betaling.
Betalingsinformasjon	Kontonummer eller KID, så kunden vet hvor pengene skal.

Slik lager du en faktura steg for steg

Fyll inn firmaopplysningene dine — navn, adresse, organisasjonsnummer og kontonummer. Dette gjør du vanligvis bare én gang.
Velg kunden — navn og adresse, eller organisasjonsnummer.
Legg til varelinjer — beskriv hva du selger, med antall og pris. Velg MVA-sats hvis du er MVA-registrert.
Sett forfallsdato — vanlig betalingsfrist er 14 dager.
Kontroller summene — at totalbeløp og eventuell MVA stemmer.
Ferdigstill fakturaen — nå får den sitt fakturanummer og låses for endring. Lag den som PDF.
Send fakturaen — på e-post eller i posten. Ta vare på kopien; du har oppbevaringsplikt i fem år.

Fakturanummeret bør ikke settes før fakturaen er ferdig. Så lenge den er et utkast, har den ikke noe nummer og kan endres fritt. Først når du ferdigstiller den, får den et nummer i den sammenhengende serien — og da skal den ikke endres mer.

Eksempel på en faktura

Kari driver enkeltpersonforetaket «Kari Nordmann Foto» og er MVA-registrert. Hun har fotografert menyen til en kafé:

Var ikke Kari MVA-registrert, ville linjen vært 4 800 kr uten MVA, «å betale» ville vært 4 800 kr, og «MVA» ville ikke stått bak organisasjonsnummeret.

Må du legge til MVA?

Du skal legge til merverdiavgift (MVA) først når du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Det blir du pliktig til når du har omsatt for mer enn 50 000 kroner i løpet av en rullerende tolvmånedersperiode — det er altså ikke kalenderåret, men de siste tolv månedene som teller.

Under 50 000 kr og ikke registrert: ingen MVA på fakturaen, og du skal ikke skrive «MVA» bak organisasjonsnummeret.
Registrert: legg til MVA. Vanlig sats er 25 %. Enkelte varer og tjenester har 15 % (matvarer) eller 12 % (blant annet persontransport og overnatting).

Les mer i Når må jeg MVA-registrere meg?

Når må fakturaen sendes?

Hovedregelen er at fakturaen skal utstedes snarest mulig, og senest en måned etter at varen eller tjenesten er levert. Du skal altså ikke fakturere lenge før levering, og ikke vente flere måneder etter.

Betalingsfristen på selve fakturaen bestemmer du. Mellom næringsdrivende er 14 dager vanlig. Les mer om betalingsfrist på faktura.

Vanlige feil

Lage faktura i Word eller Excel. Nummereringen kan endres, og da er ikke fakturaen gyldig dokumentasjon.
Hull i nummerserien eller gjenbruk av samme nummer. Serien skal være sammenhengende.
Legge til MVA før du er registrert. Da krever du inn avgift du ikke har lov til å kreve.
Glemme organisasjonsnummer eller «MVA»-suffikset når du er registrert.
Endre en faktura etter at den er sendt. Feil rettes med kreditnota, ikke ved å endre originalen.
Uklar beskrivelse som «diverse arbeid». Beskriv art og omfang.

Spørsmål og svar

Kan jeg lage faktura i Word eller Excel?: Nei. Fakturanummeret må tildeles automatisk i en sammenhengende serie som ikke kan endres etterpå. I Word og Excel kan du redigere nummer og innhold fritt, så en slik faktura er ikke gyldig regnskapsdokumentasjon. Bruk et fakturaprogram.
Må jeg legge til MVA på fakturaen?: Bare hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Det blir du pliktig til når du har omsatt for mer enn 50 000 kroner i løpet av en rullerende tolvmånedersperiode. Under grensen legger du ikke til MVA.
Hvilket fakturanummer skal jeg starte på?: Du kan starte på 1. Det viktige er at numrene kommer i en sammenhengende serie uten hull, og at samme nummer ikke brukes to ganger.
Hva er forskjellen på faktura og kvittering?: En faktura er et krav om betaling som sendes før kunden betaler. En kvittering er en bekreftelse på at betalingen er mottatt.
Kan jeg sende faktura på e-post?: Ja. Faktura som PDF på e-post er vanlig og fullt godkjent. Ta vare på en kopi av det du sender.
Hvor lenge må jeg oppbevare fakturaene?: Salgsdokumenter skal oppbevares i minst fem år etter regnskapsårets slutt.
Hva gjør jeg hvis fakturaen ble feil?: Du endrer aldri en faktura som er sendt. Feil rettes med en kreditnota som opphever den opprinnelige fakturaen, og så lager du eventuelt en ny og riktig faktura.
Må jeg ha et foretak for å sende faktura?: Driver du næring jevnlig, må du registrere et foretak, for eksempel et enkeltpersonforetak. Har du bare et enkeltstående oppdrag som privatperson, finnes egne løsninger for å fakturere uten eget foretak.