Brukerveiledning

Telleren er laget for små enkeltpersonforetak som vil bruke minst mulig tid på papirarbeid. Denne veiledningen dekker alt appen kan — men du trenger den neppe: alt er laget for å forklare seg selv.

Hva Telleren ikke er: et komplett regnskapssystem. Du får fakturaer, bilag og oversikt over inntekter, utgifter og mva — men ingen kontoplan, ingen dobbel bokføring og ingen SAF-T-eksport til Skatteetaten. Mange klarer seg godt med det; er du i tvil om hva som kreves for din virksomhet, spør en regnskapsfører. Eksportene under Rapporter er laget for å kunne overleveres videre.

Kom i gang#

Gå til forsiden og klikk Kom i gang gratis. Registrer deg med navn, e-post og passord (minst 8 tegn), og klikk lenken i bekreftelses-e-posten du får tilsendt. Deretter velger du kontotype: bedrift (med navn og eventuelt organisasjonsnummer) eller privatperson — Telleren fungerer også for f.eks. utleieinntekter uten foretak. For privatpersoner anbefaler vi å sette standard MVA-sats til 0 % under Innstillinger.

Gjør dette først: fyll ut Innstillinger#

Før du sender første faktura, gå til Innstillinger og fyll ut:

1. Betaling → Kontonummer — uten dette vet ikke kundene hvor de skal betale. Kontonummeret vises automatisk på alle fakturaer.
2. Firma → adresse og organisasjonsnummer — vises i fakturahodet.
3. Faktura → logo (valgfritt) — PNG eller JPG, maks 2 MB. Vises øverst på fakturaen.
4. Betaling → betalingsfrist — antall dager som foreslås som forfall på nye fakturaer (standard 14).
5. Betaling → standard MVA-sats — brukes som forhåndsvalg på nye varelinjer og produkter (standard 25 %).

Alt kan endres når som helst. Endringer gjelder nyefakturaer — allerede utstedte beholder opplysningene de ble sendt med.

Kunder#

Under Kunder legger du inn de du fakturerer: navn er eneste påkrevde felt, resten (kontaktperson, e-post, telefon, adresse, org.nr, notater) er valgfritt men vises på fakturaen der det er relevant. Søkefeltet filtrerer umiddelbart mens du skriver. Klikk på en kunde for å åpne kundekortet — rediger ligger i menyen (⋯) på raden.

Kundekortet#

Kortet samler alt om én kunde: hva de har betalt totalt, hva som er utestående, når du sist fakturerte dem, og fakturaene deres.

Kontaktpersoner. Er kunden en bedrift, legg inn personene du faktisk snakker med — navn, rolle, e-post, telefon. Den første blir automatisk hovedkontakt. Folk bytter jobb, så kontakter arkiveres i stedet for å slettes: da står det fortsatt hvem du snakket med den gangen.

Aktiviteter. Skriv ned hva som ble sagt — et notat, en telefonsamtale, et møte, en e-post. Det er som regel dette folk savner mest: «hva var det vi avtalte?». Notatfeltet under kunden er noe annet — det er om kunden («fakturerer per kvartal»), mens aktivitetene er ting som skjedde på en dato. Skjedde det en annen dag enn du skriver det ned, kan du sette datoen selv — lista sorteres på når ting faktisk skjedde, ikke når du rakk å notere det.

Oppfølging. Skal du gjøre noe senere, sett en dato på notatet. Da dukker det opp på forsiden den dagen det forfaller, og blir rødt hvis det går over tiden. Uten dato er notatet bare en aktivitet du har loggført.

Når du har gjort det du skulle#

Oppfølgingen er hva du skulle gjøre. Det som skjedde er noe annet — og begge deler hører hjemme på kundekortet.

Haker du av en oppfølging, spør Telleren «Hva skjedde?». Skriv «Snakket med Hilde, hun tenker på det» og lagre: oppfølgingen blir merket som gjort, og det du skrev blir en ny aktivitet. Kortet viser da både at du planla å ringe, og at du gjorde det.

Ble dere enige om å snakke igjen, sett en dato under Avtal ny oppfølging i samme dialog. Da gjør knappen alle tre tingene på én gang: noterer, haker av og setter opp den neste. Den nye er forhåndsutfylt med det du hadde planlagt, siden en ny avtale som regel betyr samme oppgave, senere. Trenger du bare å bli kvitt oppføringen, er Bare marker som gjort rett ved siden av.

Fikk du ikke tak i dem? Bruk Utsett i stedet — i morgen, om tre dager, om en uke, eller en dato du velger selv. Den flytter oppfølgingen og skriver ingenting. Det skal gå fort: du ringte, ingen svarte, og du vil ha den ut av dagens liste.

Mulige kunder#

Har du snakket med noen som ennå ikke er kunde, bruk Ny mulig kunde. Den finnes både på forsiden og over kundelista, og spør om langt mindre enn det vanlige kundeskjemaet: navn er nok.

Det viktigste feltet er nederst — Følg opp. «Kari, møtte på messa, ringer i august» er én person og én avtale, og skriver du begge deler med én gang, dukker hun opp på forsiden når det er på tide. Uten dato blir det bare et navn du aldri ser på igjen.

Mulige kunder holdes utenfor kundevelgeren når du lager faktura — men ligger i en egen gruppe nederst der, i tilfelle de ringer og vil bestille. Sender du dem en faktura, blir de kunde automatisk. Du kan også merke en eksisterende kunde som mulig kunde i menyen (⋯).

Hvor langt er dere kommet? På kortet til en mulig kunde står tre knapper: Ny, Kontaktet og Tilbud sendt. Trykk deg videre etter hvert som samtalen skrider fram — stadiet vises i kundelista, så du ser hvem som er hvor uten å åpne noen.

Det finnes ingen «vunnet» og ingen «tapt», og det er med vilje: vunnet er at kunden får en faktura, og tapt er at du arkiverer dem. To knapper som gjør noe appen allerede gjør, blir bare to steder å holde oppdatert. Har et stadium stått stille i mer enn to uker, står det hvor lenge — under to uker sier lista ingenting, for en liste som maser om alt, maser om ingenting.

Hva er det verdt? På kortet til en mulig kunde ligger Potensial. Trykk Nytt anslag og skriv inn hva du tror de kjøper — «egg, 5 stk, 4 kr» — og hvor ofte. Telleren regner om til et årstall, så du ser hvem som er verdt en telefon. To mulige kunder på samme stadium kan være verdt 500 kroner og 50 000, og stadiet alene sier ingenting om det.

Engangssalg vises for seg: «12 400 kr/år + 8 000 kr en gang». Å legge et engangsoppdrag inn i årstallet ville påstå at det kommer igjen neste år, og det gjør det jo ikke.

Et anslag er din gjetning, ikke en avtale. Ingen ser det, ingenting bokføres, og du kan endre det når du vet mer. Blir det noe av, tar Lag faktura med seg linjene rett inn i et fakturautkast.

«Tror du dette blir noe av?» Under stadieknappene står Lite trolig, Kanskje og Trolig. Det er en magefølelse du noterer for din egen del, og den brukes til å sortere lista — ikke til å regne på noe.

Telleren ganger den aldri med beløpet, og det er et bevisst valg: 50 000 kroner ganget med «trolig» ser ut som et tall du kan stole på, og er en gjetning ganget med en gjetning. Vil du vite hva du kommer til å tjene, er det fakturaene som vet det.

Kontaktpersoner arkiveres inne på kontakten. Klikk personen i kontaktkortet og velg Arkiver nederst i dialogen. De forsvinner fra lista, men blir liggende under «Vis arkiverte» og kan hentes tilbake — folk bytter jobb, og en gammel faktura skal fortsatt vise hvem den gikk til.

Kopi til: fyller du inn en e-post i «Kopi til»-feltet på kunden, får den adressen automatisk en synlig kopi (cc) av alle fakturaer du sender til kunden — praktisk hvis for eksempel regnskapsføreren alltid skal ha en kopi.

Arkivering: kunder du ikke lenger fakturerer arkiveres via menyen (⋯) på raden. Arkiverte kunder forsvinner fra fakturaskjemaet, men beholder all historikk og kan hentes tilbake når som helst. Kunder slettes aldri — det ville ødelagt gamle fakturaer.

Produkter#

Fakturerer du det samme ofte — timepris, eggekartonger, guidede turer — legg det inn under Produkter med navn, pris og MVA-sats. Da fyller du varelinjer på fakturaen med to klikk i stedet for å skrive alt på nytt. Produkter kan arkiveres på samme måte som kunder.

Fakturaer#

Lage og sende en faktura#

1. Klikk Ny faktura (fra dashbordet eller fakturasiden)
2. Velg kunde — datoene er ferdig utfylt (forfall = i dag + betalingsfristen din)
3. Fyll inn varelinjer: beskrivelse, antall, pris og MVA-sats. Bruk «Fra produkt …» for å hente et lagret produkt. Summene regnes ut fortløpende.
4. Lagre utkast hvis du vil fortsette senere — eller klikk Godkjenn og send

Ferdigstilling er øyeblikket fakturaen blir «ekte»: den får sitt fakturanummer, PDF-en åpnes klar til å sendes, og fakturaen låses for redigering. Har kunden e-postadresse, kan du sende fakturaen med PDF-vedlegg direkte fra fakturasiden — uten å laste ned og sende manuelt.

Utkast, nummer og hvorfor ting er som de er#

Utkast har ikke fakturanummer og kan endres og slettes fritt — PDF-en av et utkast er merket «UTKAST» så den ikke kan forveksles med en ekte faktura. Fakturanummer tildeles først ved ferdigstilling, i én sammenhengende, kontrollerbar nummerserie. Det er også derfor en ferdigstilt faktura aldri kan endres eller slettes.

Ved ferdigstilling tar Telleren samtidig en kopi av firmaopplysningene dine — navn, adresse, organisasjonsnummer og kontonummer — og lagrer dem på fakturaen. Flytter du senere, bytter bank eller endrer navn, fortsetter gamle fakturaer å vise det som faktisk sto på dem da de ble sendt. Du og kunden skal alltid se det samme dokumentet. Nye fakturaer bruker de nye opplysningene, og et utkast viser alltid dagens.

Det samme gjelder logoen: bytter du logo, beholder allerede utstedte fakturaer den de ble sendt med. Fjern logo betyr derfor «ikke på framtidige fakturaer» — det skriver ikke om dem som alt er sendt.

Etter at fakturaen er sendt#

Når kunden har betalt: åpne fakturaen → Merk som betalt. Da flyttes beløpet fra Utestående til Innbetalt. Selve inntekten og MVA-en telte allerede fra den dagen fakturaen ble sendt. Fakturaer som passerer forfallsdato uten betaling vises automatisk som Forfalt — praktisk for å se hvem som bør purres.

Dupliser lager et nytt utkast med samme kunde og linjer — fint for gjentakende fakturering. Kanseller merker en sendt faktura som kansellert (den beholder nummeret sitt, men telles ikke som inntekt).

Purring#

Er fakturaen forfalt og fortsatt ubetalt, dukker Send påminnelse opp på den. Du får et forslag til tekst som du kan endre før den sendes — en purring skrevet av en maskin leses som en purring skrevet av en maskin, og dette er en e-post til noen du helst vil beholde som kunde. Fakturaen legges ved som PDF.

Knappen vises først når forfallsdatoen faktisk har passert. Å mase på noen som har betalingsfrist igjen er en effektiv måte å miste dem på. Hver påminnelse havner i kundens historikk, og dialogen sier fra hvis du har purret nylig — så du slipper å purre to ganger uten å vite det.

Telleren legger ikke på purregebyr eller forsinkelsesrente. Det har egne regler for både tidspunkt og sats, og endrer beløpet kunden skylder.

Ble fakturaen feil? Kreditnota#

En sendt eller betalt faktura rettes med kreditnota: åpne fakturaen → Lag kreditnota. Du får et utkast med de samme linjene i minus — juster hvis du bare skal kreditere deler — og ferdigstiller som vanlig. Kreditnotaen får eget nummer, refererer til originalfakturaen på PDF-en, og trekker automatisk fra i inntekter og MVA.

Andre inntekter#

Ikke alt salg går via faktura — eggsalg på døra, Vipps på markedet, kontant oppgjør. Registrer det under Andre inntekter: kilde, beløp og dato er alt som trengs (Vipps er forhåndsvalgt betalingsmåte). Beløpene telles med i omsetning, rapporter og MVA-oversikt på lik linje med fakturaene.

Utgifter#

Under Utgifter registrerer du kostnader på under 20 sekunder: leverandør og beløp er alt som kreves — dato står på i dag, og kategori og kommentar er valgfritt. Velg MVA-sats (25/15/12/0 %), så regnes MVA-beløpet ut automatisk fra totalbeløpet.

Kvitteringer: last opp foto eller PDF av kvitteringen (maks 10 MB). På mobil åpner filvelgeren kameraet direkte, så du kan fotografere kvitteringen i butikken. Kvitteringen hentes fram igjen via menyen (⋯) på utgiftsraden.

Faste poster#

Utgifter og inntekter som gjentar seg — husleie, abonnementer, strøm — legger du inn under Faste poster én gang, så registreres de automatisk på riktig dag (månedlig, kvartalsvis eller årlig). Postene dukker opp under Utgifter eller Annen inntekt hver natt de forfaller, og teller med i rapportene som alt annet. De kan pauses, endres og slettes når som helst.

Prosjekter#

Driver du med flere ting — egg og guiding, utleie og snekring — kan du dele virksomheten i prosjekter: Innstillinger → Prosjekter → Legg til. Når minst ett prosjekt finnes, dukker et valgfritt Prosjekt-felt opp på nye fakturaer, utgifter og andre inntekter. I rapportene får du da en egen Pr prosjekt-tabell med inntekter, utgifter og resultat for hver del av virksomheten — så du ser hva som faktisk lønner seg.

Rapporter#

Rapporter viser året samlet: inntekter, utgifter og resultat, måned for måned, og MVA-oversikt (utgående MVA fra salg minus inngående MVA fra kjøp — positivt beløp skyldes staten, negativt er til gode). Bytt år øverst.

Merk prinsippet: Telleren følger fakturaprinsippet. En faktura teller i den perioden den er utstedt, uansett når kunden betaler — det er hovedregelen for utgående MVA. Derfor vises tre tall: Fakturert (alt du har sendt ut, og det regnskapet bygger på), Innbetalt (det som faktisk har kommet inn) og Utestående (sendt, men ikke betalt ennå).

Utkast og kansellerte fakturaer teller ikke — de er aldri utstedt. Kreditnotaer teller fra de sendes, og trekker fra.

Eksport: knappene øverst gir CSV (åpnes rett i norsk Excel), Excel (med egne ark for fakturaer, utgifter og annen inntekt) og PDF — klare til regnskapsføreren eller Skatteetaten.

På mobilen#

Åpne telleren.com i mobilnettleseren og legg appen på hjemskjermen (Safari: Del → «Legg til på Hjem-skjerm», Chrome: «Installer app»). Da åpnes Telleren i fullskjerm med eget ikon, og bunnmenyen gir tommelavstand til alt.

Språk, mørk modus og konto#

Klikk på navnet ditt (nederst i sidemenyen på PC, øverst til høyre på mobil): der bytter du mellom norsk og engelsk, velger lyst/mørkt tema, og logger ut. Glemt passord? Bruk «Glemt passord?»-lenken på innloggingssiden.

Del tilgangen med noen#

Under Innstillinger → Hvem har tilgang kan du slippe andre inn i virksomheten din — regnskapsføreren, en medgründer, ektefellen som fører bilagene.

Lesetilgang ser alt, men endrer ingenting. Den er gratis, og det er den du gir regnskapsføreren. Full tilgang kan gjøre alt du kan med selve dataene: fakturere, føre utgifter, redigere kunder.

Men bare du som eier kan invitere og fjerne folk, endre roller, endre firmaopplysningene og avslutte kontoen. Kontonummeret er med vilje på den lista — det bestemmer hvor kundene sender pengene.

Slik virker invitasjonen. Du skriver inn e-postadressen, den inviterte får en lenke, og lenken virker i sju dager. Den må åpnes fra den samme adressen — videresender de invitasjonen til en kollega, gir den ingen tilgang.

Har du tilgang til flere virksomheter, bytter du mellom dem i menyen under navnet ditt. Har du bare én, vises ingen velger. Er du inne med lesetilgang, står det en linje øverst som forklarer det, og knappene som ville endret noe er borte — alt du kan se er fortsatt der.

Hva bruker du Telleren til?#

Under Innstillinger kan du skru av det du ikke bruker: Fakturering og økonomi (fakturaer, inntekter, utgifter, produkter, faste poster og rapporter) og Kundeoppfølging(kundekort med historikk, kontaktpersoner og oppfølginger). Kunder er alltid med, uansett hva du velger.

Ingenting slettes når du skrur noe av — det forsvinner bare fra menyen. Fakturaene dine ligger der fortsatt, og de er med i dataeksporten uansett hva du velger her. Du blir spurt om dette når du oppretter kontoen, og kan endre det når som helst.

Dine data: eksport og sletting#

Nederst i Innstillinger finner du «Dine data og kontoen din»: Eksporter mine data laster ned alt som én JSON-fil (inkludert lenker til kvitteringene, gyldige i én time), og Avslutt konto sletter kontoen og alle data permanent — husk eksport først, siden næringsdrivende typisk har 5 års oppbevaringsplikt for regnskapet. Poster du sletter inne i appen fjernes for øvrig permanent etter 90 dager.

Vanlige spørsmål#