Hvilket nummer skal jeg starte på?

Du kan starte på 1. Det viktige er at numrene kommer i en sammenhengende serie uten hull, ikke hvor du begynner.

Kan jeg lage fakturanummer selv i Word eller Excel?

Nei. Nummeret må tildeles automatisk av et system der det ikke kan overstyres. I Word og Excel kan du fritt endre nummeret, så de oppfyller ikke kravet.

Kan jeg slette en faktura og bruke nummeret på nytt?

Nei. Et tildelt fakturanummer kan verken slettes eller gjenbrukes. Skal du rette en sendt faktura, bruker du en kreditnota.

Hva om det blir hull i nummerserien?

Skatteetaten kan kreve at du forklarer alle hull. Manglende forklaring kan bli tolket som at salg er holdt utenfor regnskapet.

Når får fakturaen sitt nummer?

Ved utstedelse, altså når du ferdigstiller den. Et utkast har ikke nummer og kan endres fritt til det er ferdigstilt.

Må kreditnotaer ha egne numre?

Ja. En kreditnota er et salgsdokument og får sitt eget nummer, enten i samme serie som fakturaene eller i en egen kontrollerbar serie.

Fakturanummer: regler og sammenhengende serie

Kort svar

Et fakturanummer skal tildeles automatisk av et fakturasystem og følge en sammenhengende serie uten hull. Du kan ikke hoppe over et nummer, bruke samme nummer to ganger, eller endre nummeret etter at fakturaen er sendt. Fordi Word og Excel lar deg overstyre nummereringen, oppfyller de ikke kravet. Nummeret tildeles når fakturaen ferdigstilles, ikke mens den er et utkast.

Reglene kort

Nummeret tildeles automatisk av et fakturasystem.
Serien er sammenhengende, uten hull.
Du kan ikke hoppe over, gjenbruke eller endre et nummer etter at fakturaen er sendt.
Nummeret tildeles ved utstedelse — et utkast har ikke nummer.

Hvorfor kravet finnes

Poenget er kontroll. En sammenhengende serie gjør det mulig for Skatteetaten å se om alle utstedte fakturaer også er bokført. Kunne man fritt endre eller hoppe over numre, ville det være enkelt å holde salg utenfor regnskapet.

Derfor mener Skatteetaten at et system der nummereringen enkelt kan overstyres, ikke oppfyller kravet — uansett om overstyringen faktisk brukes eller ikke. Det er kjernen i hvorfor Word og Excel ikke holder til å lage fakturaer.

Hull i serien

Sletter du en faktura eller starter nummereringen på nytt, oppstår det hull. Skatteetaten kan kreve forklaring på hvert hull. Har du ikke en god forklaring, kan det bli tolket som at det finnes salg du ikke har bokført.

Ble en faktura feil, skal du derfor ikke slette den. Du lager en kreditnota som opphever den, og eventuelt en ny og riktig faktura. Da beholder serien seg sammenhengende.

Kan jeg ha flere serier?

Ja. Du kan ha mer enn én nummerserie, for eksempel én for fakturaer og én for kreditnotaer, så lenge hver serie er sammenhengende og kontrollerbar. For de fleste små foretak holder det med én serie for alt.

Eksempel

Vanlige feil

Slette en sendt faktura. Det lager hull. Bruk kreditnota i stedet.
Skrive nummeret manuelt i Word/Excel. Kan overstyres, og oppfyller ikke kravet.
Bruke samme nummer to ganger. Hvert nummer skal være unikt.
Endre nummeret på en faktura som allerede er sendt.

Spørsmål og svar

Hvilket nummer skal jeg starte på?: Du kan starte på 1. Det viktige er at numrene kommer i en sammenhengende serie uten hull, ikke hvor du begynner.
Kan jeg lage fakturanummer selv i Word eller Excel?: Nei. Nummeret må tildeles automatisk av et system der det ikke kan overstyres. I Word og Excel kan du fritt endre nummeret, så de oppfyller ikke kravet.
Kan jeg slette en faktura og bruke nummeret på nytt?: Nei. Et tildelt fakturanummer kan verken slettes eller gjenbrukes. Skal du rette en sendt faktura, bruker du en kreditnota.
Hva om det blir hull i nummerserien?: Skatteetaten kan kreve at du forklarer alle hull. Manglende forklaring kan bli tolket som at salg er holdt utenfor regnskapet.
Når får fakturaen sitt nummer?: Ved utstedelse, altså når du ferdigstiller den. Et utkast har ikke nummer og kan endres fritt til det er ferdigstilt.
Må kreditnotaer ha egne numre?: Ja. En kreditnota er et salgsdokument og får sitt eget nummer, enten i samme serie som fakturaene eller i en egen kontrollerbar serie.